Criado a partir de um conceito acadêmico e adaptado pela Pharma link, empresa de soluções para o mercado farmacêutico, sob o auxílio da Febrafar (Federação Brasileira das Redes Associativistas de Farmácias), o PGV - Painel Gestão de Varejo - é uma importante ferramenta para auxiliar proprietários, administradores e profissionais financeiros a gerenciarem de maneira mais eficaz a farmácia ou drogaria. O Painel possibilita a todos adquirir conhecimentos, rever conceitos e assumir nova postura gerencial perante os negócios.
Segundo o gerente do produto na Febrafar, André Roberto Oliveira Costa, o PGV fornece informações sobre as vendas e despesas efetuadas mês a mês, aponta indicadores de eficiência do sistema operacional e financeiro da loja e, inclusive, permite um controle do estoque da farmácia com um nível de detalhamento que permite ao farmacista ter uma visão mais estratégica do estabelecimento. “Por meio do PGV, os profissionais conseguem ‘enxergar’ se suas vendas, custos e despesas (lucro líquido) estão fora da média de seu grupo na Rede, identificam a curva ABC do estoque financeiro e a relação de produtos que não obtiveram giro no mês – análise esta essencial para que sejam promovidas ações corretivas e para que haja uma correta tomada de decisão”, comenta José Crecentino Bussaglia, um dos consultores do PGV.
O treinamento - O treinamento do PGV é realizado mensalmente durante o período de 8 meses, sendo que os dois - ou, em alguns casos, os três - primeiros encontros são denominados “Pré-PGV” - fase inicial necessária para a exposição de toda a estrutura das aulas, orientação (passo-a-passo) quanto ao preenchimento correto das informações financeiras e gerenciais diretamente no sistema da Pharma Link e, principalmente, para o esclarecimento de dúvidas. Após o período Pré-PGV, mensalmente os consultores analisam os dados informados (toda a composição de receitas e despesas da loja) pelos participantes e levantam indicadores da performance individual da loja e também do grupo como um todo. Esta análise é fundamental para que o lojista acompanhe o lucro líquido mensal da loja, identifique o ponto-de-equilíbrio e, a partir disto, desenvolva ações para melhorar os processos operacionais, gerenciais e até comerciais do estabelecimento.
O consultor Rogério Lopes Junior acrescenta que a dinâmica dos treinamentos não se limita apenas ao conteúdo programático. “Também abordamos muitas questões mercadológicas, sanitárias, tributárias e voltadas à atenção farmacêutica durante as reuniões mensais”, ressalta.
A análise de relatórios - O consultor é o profissional que conduz os encontros mensais e é o principal responsável pela análise dos relatórios junto aos participantes do treinamento. No entanto, vale esclarecer como é realizado o procedimento de análise dos dados. Até o dia 10 de cada mês, o proprietário ou colaborador da loja inclui os dados no sistema da Pharma Link, via Internet. A Pharma Link, por sua vez, tem - em média - 5 dias para processar as informações de todos os integrantes do grupo e gerar relatórios para posterior análise. Após este período, o Gerente do PGV na Febrafar analisa os dados consolidados de todo o grupo com o intuito de verificar o grau de consistência das informações, que serão levadas ao conhecimento do consultor.
De posse de todos os dados, o consultor os apresenta aos integrantes do grupo para o qual ministra o treinamento, com os quais avalia - mês a mês - a performance do grupo, possibilitando com que os participantes troquem experiências com o intuito de melhorarem cada vez mais o desempenho de suas lojas. Durante as reuniões mensais, os participantes recebem relatórios gerenciais contendo a composição de despesas e custos e informando o resultado líquido da loja; vendas por m², com o índice de eficiência da operacionalização da loja, ticket médio, faturamento por colaborador; curva ABC (composição de estoque), com a relação dos produtos mais vendidos e sua representatividade no faturamento mensal da loja e, inclusive, os itens que não tiveram giro no mês. Oliveira Costa diz que, além de aculturamento, o PGV proporciona maior senso de disciplina aos empresários, ajudando-lhes a empreender de maneira mais eficaz. “O PGV é um verdadeiro retrato (raio X) da performance da loja”, define.
Redes participantes - O Painel Gestão de Varejo teve início em Agosto do ano passado, em caráter piloto, junto a algumas lojas da Drogaria Total, associada ribeirão-pretana da Febrafar. Dois meses depois, com a adesão da Rede Hiperfarma, o treinamento já contava com a adesão de 106 farmácias. De lá para cá, 454 lojas já vêm investindo no PGV. Entre as redes participantes, estão a Biodrogas, Drogamais, Droga Rede, Farmáxima, Multidrogas, Farmes, Tchê Farmácias, Farmafort, Nossa Rede, Netfarma, Cooperfarma, Drogaria Total e Hiperfarma - sendo que estas quatro últimas deram continuidade às análises mesmo após terminarem o treinamento. Como exemplo, podemos citar a Drogaria Total, de Ribeirão Preto (interior paulista).
De acordo com o administrador da rede, Jair Beloube, logo ao implantarem o PGV os próprios associados decidiram torná-lo obrigatório para todas as farmácias. “Já concluímos os 8 meses, mas decidimos continuar o treinamento com direcionamento para a análise dos pontos mais críticos e que necessitam ser melhorados com a máxima urgência”.
Para o consultor José Crecentino Bussaglia, “o participante que obtém 100% de aproveitamento dos encontros realizados, tanto em assiduidade como em assimilação de conceitos, certamente conseguirá gerenciar o fluxo de caixa e o estoque da loja de forma profissional”. E, neste quesito, Bussaglia também destaca a importância do auxílio de um profissional da própria rede em reunir todos os participantes durante as reuniões mensais, orientá-los (no período pós-encontro) quanto ao acesso ao sistema da Pharma Link, preenchimento correto das planilhas, fornecimento de dados consistentes, além de efetuar a checagem dos relatórios de efetividade dos dados enviados - ações estas que o gestor da Rede Farmafort (Sorocaba/SP), Francisco Rodolfo Contó – “o Alemão” -, promove com maestria. “Desde o pré-PGV, além de controlar a assiduidade dos empresários e colaboradores durante o treinamento, eu ia até as lojas para ajudá-los a enviar - de forma correta - todos os dados solicitados pelo sistema da Pharma Link. E também monitorava, através da nossa Intranet, o envio de relatórios por cada participante. Creio que o PGV tenha sido um grande sucesso na Farmafort porque contou com o envolvimento dos funcionários da central e, principalmente, com o comprometimento de cada associado. E é por isso que obtivemos um dos maiores índices de adesão ao PGV e de efetividade no fornecimento de informações entre todas as redes participantes”, orgulha-se o executivo.
O consultor Rogério Lopes Junior acrescenta que o sucesso obtido pela rede paulista é o resultado nítido de uma Diretoria comprometida com a qualidade na prestação de serviços e com o desenvolvimento de cada um de seus associados, opinião também compartilhada pelo gestor da capixaba Farmes, Magno Rocha. “Nossos associados já se conscientizaram da importância de se levantar e apurar os números de suas lojas. E esta conquista se deve ao envolvimento da nossa Diretoria, ao empenho dos funcionários da própria central, que dão o suporte necessário para que todos os participantes extraiam o máximo da ferramenta e, é claro, ao excelente trabalho desenvolvido pelo consultor,” explica Rocha.
Para Bussaglia, o PGV é uma ferramenta de avaliação constante, sem imediatismos, pois os participantes só começarão a entender os indicadores após algumas reuniões. E, a partir daí, terão condições de iniciar um trabalho para melhorá-los. O consultor observa, ainda, que mesmo concluído o treinamento, os números sempre deverão ser acompanhados. E enfatiza que o maior desafio para os lojistas é de ordem cultural, pois “é preciso ter a consciência de aplicar o treinamento na prática, pois só assim será possível identificar com precisão os pontos fortes e os pontos fracos e, com isso, trabalhar para eliminar os erros e aperfeiçoar os acertos”. Ele garante que, “com o tempo, o empresário consegue avaliar quais despesas poderão ser reduzidas, quais produtos possuem maior giro, qual o ticket médio da loja, quais itens são os principais responsáveis pelo faturamento total do estabelecimento, etc” – indicadores estes que já vêm sendo trabalhados pelo empresário Welington Dias da Silva, proprietário da Drogaria Petri, afiliada à Rede Farmes. “Com o PGV, obtive maior controle do estoque (curva ABC), do giro de mercadoria, do volume e do valor de venda dos produtos. Nestes primeiros meses de treinamento, já conquistei 6% de aumento no lucro líquido da minha loja, exclusivamente porque tenho focado somente aquilo que me traz maior rentabilidade. Além disso, já consegui reduzir as perdas e otimizar o tempo de reposição dos produtos em estoque”. Ele confessa que o painel também amplia a visão do empresário, pois permite visualizar exatamente onde está sendo investido todo o dinheiro. “Hoje, consigo analisar claramente o custo de cada mercadoria e todas as despesas que tenho na farmácia”.
A proprietária da mais antiga drogaria afiliada à Rede Farmafort, Solange Garcia Zuanetti, afirma que o empresário - de modo geral - precisa ter consciência de que o segredo de qualquer negócio não é o quanto se ganha, e sim o quanto se gasta. “A partir do momento em que você sabe o quanto gasta, você investe somente no que é realmente necessário e, com isso, aprende a ganhar. E o PGV é meu grande aliado nesta luta contra o desperdício”, explica a empresária, que há 30 anos atua no varejo sorocabano. Apesar da comprovada eficiência do PGV, José Crecentino Bussaglia faz uma advertência: “Como o êxito do painel depende da consistência dos dados informados em planilhas virtuais, e as lojas os captam por meio das software-houses com as quais trabalham, é extremamente importante que estas empresas de tecnologia entendam a necessidade do envio de dados com mais agilidade e com máxima confiabilidade”. O consultor também faz um alerta aos farmacistas que vivem na zona de conforto: “Os empresários que ainda administram suas lojas ao método antigo, sem analisar as mudanças do mercado e sem entender que somente uma gestão profissional os manterá neste ramo, precisam compreender que qualquer ferramenta administrativa ou gerencial só nos possibilitará ótimos resultados se reconhecermos que análise, aplicação e avaliação são um círculo constante em nossas vidas”, conclui.
A adesão - Para que as farmácias possam participar do treinamento, as redes às quais são afiliadas devem assinar um contrato e cada loja interessada tem de preencher um termo de adesão. O gerente do PGV na Febrafar esclarece que podem participar do treinamento somente as farmácias e drogarias integradas às 26 redes associadas à Febrafar. Ele explica que, após a adesão, a federação disponibiliza à Rede um consultor para ministrar o treinamento. De acordo com o presidente da Febrafar, Edison Tamascia, além da customização do produto - o que o torna acessível para os donos de farmácias -, o objetivo principal da entidade é possibilitar que, através de uma gestão profissionalizada, as lojas tornem-se cada vez mais competitivas no mercado. Tamascia, que conduz o treinamento na maioria das redes participantes, reitera que o sucesso da ferramenta junto às lojas e às redes associativistas depende, primordialmente, de cinco fatores: assiduidade nas reuniões mensais, aplicação dos conceitos assimilados, compromisso do responsável da farmácia em fornecer dados consistentes, aferição dos resultados e colaboração de um profissional da rede.|| www.febrafar.com.br
FONTE: Revista FATOR
